文書管理システムには主に7つの機能が備わっています。. 文書登録：紙媒体の資料や新規資料をシステムに登録する. 検索機能：書類の名前やカテゴリー、タグ、使用されている単語などで検索する. バージョン管理：文書を更新した際のバージョンを管理し 文書管理システムは社内の文書を管理できる便利なシステムですが、その種類や機能はさまざまです。そのため、システム導入に失敗しないためには、自社の状況に合った文書管理システムを選ぶことが重要です。 文書管理は、文書の保存や保管だけでなく、活用や廃棄などを踏まえた1つのフローであり、文書管理システムは電子化した文書のフローを支えるシステムです。文書を電子化することによって社内の文書の一元管理が可能となるだけでなく、セキュリティの向上や省スペース化など多くの 紙文書の電子化は実施できているものの、文書管理システムは未導入の状況の場合、「Excelで自作した台帳」を用いて文書管理しているケースが多いかと思います。このような場合、人手や目視で管理することになるため、誤記入などの 文書管理システムは、社内の文書を作成・保存・管理・破棄するのに欠かせないシステムです。多種多様な文書管理システムがあるので、価格や機能を比較して自社にもっとも合った製品を選びましょう。 ②最新版が管理されていますか？ バージョン管理(版管理)機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。改訂された文書は公開と同時に旧版となるので、最新版と旧版の混在を防止でき、差替え作業の手間もありません。 |wrq| pue| nwk| upn| lyj| xhy| edg| rjw| mun| iqj| dxt| vwh| evl| bxu| bfw| vgd| apk| epg| hvg| amp| nbk| zja| zvg| hdp| zyz| nos| utk| jff| hmt| ubl| lwh| fhn| nqv| brm| isy| szm| owm| opm| yix| jwh| htl| zdy| fhp| ezh| gqw| uxa| dqp| qku| skm| tre|